ฟิลด์ คือ กลุ่มของอักขระที่สัมพันธ์กัน ตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปที่นำมารวมกันแล้วแสดงลักษณะหรือความหมายอย่างใดอย่างหนึ่ง
ฟิลด์แต่ละฟิลด์ยังแยกออกเป็นประเภทข้อมูล
ซึ่งจะบ่งบอกว่าในเขตฟิลด์นั้นบรรจุข้อมูลประเภทใดไว้
สามารถแยกประเภทของฟิลด์ได้เป็น 3 ประเภทคือ
- ฟิลด์ตัวเลข (numeric
field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวเลข
ซึ่งอาจเป็นเลขจำนวนเต็มหรือทศนิยมและอาจมีเครื่องหมายลบหรือบวก เช่น
ยอดคงเหลือในบัญชีเป็นกลุ่มของตัวเลข
- ฟิลด์ตัวอักษร (alphabetic
field) ประกอบด้วย อักขระที่เป็นตัวอักษรหรือช่องว่าง (blank)
เช่น ชื่อลูกค้าเป็นกลุ่มของตัวอักษร
- ฟิลด์อักขระ (character
field หรือ alphanumeric field) ประกอบด้วย
อักขระซึ่งอาจจะเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ที่อยู่ของลูกค้า
ข้อมูลที่ปรากฏอยู่ในฟิลด์
เป็นหน่วยย่อยของระเบียนที่บรรจุอยู่ในแฟ้มข้อมูล เช่น
ฟิลด์เลขรหัสประจำตัวบุคลากร ฟิลด์เงินเดือนของลูกจ้าง
หรือฟิลด์เลขหมายโทรศัพท์ของพนักงาน ตัวอย่าง เช็คของธนาคารแห่งหนึ่งประกอบด้วย
ชื่อที่อยู่ธนาคาร เช็คเลขที่ จ่ายจำนวนเงินเป็นตัวเลข จำนวนเงินเป็นตัวอักษร
สาขาเลขที่ เลขที่บัญชี และลายเซ็น
การกำหนดคุณสมบัติของฟิลด์ข้อมูล
Field
Size
ในการกำหนดขนาดของฟิลด์
จะเป็นส่วนที่บอกถึงความยาวของข้อความที่สามารถป้อนลงไปได้
ซึ่งหากฟิลด์ข้อมูลที่สร้างขึ้น เช่น รหัส มีการป้อนข้อมูลลงไปเพียง 5 ตัวอักษร แต่ค่าเริ่มต้นในช่อง Field Size ของข้อมูลชนิดข้อความ
กำหนดไว้เป็น 255 ตัวอักษร Access จะจองพื้นที่เก็บข้อมูลไว้
255 จึงทำให้เป็นการเปลืองพื้นที่ในการเก็บข้อมูล
ดังนั้นจึงควรกำหนดให้ขนาดของฟิลด์เหมาะสมกับการป้อนข้อมูลด้วย
Format
ใช้ในการกำหนดรูปแบบของข้อมูล
ซึ่งจะไม่มีผลกับข้อมูล และจะแตกต่างกันไปตามชนิดข้อมูล ทั้งข้อมูลชนิดข้อความ
ตัวเลข หรือวันที่เวลา
ในที่นี้จะขอยกตัวอย่างการกำหนดรูปแบบกับฟิลด์ข้อมูลที่เป็นชนิดข้อความ
Decimal
Place
ใช้สำหรับกำหนดว่าจะให้แสดงจุดทศนิยมกี่ตำแหน่ง ซึ่งจะใช้ได้กับข้อมูลชนิด Number
และ Currency เท่านั้น
Input
Mask
ใช้สำหรับกำหนดรูปแบบในการป้อนข้อมูล
เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการป้อนข้อมูล ซึ่งสามารถกำหนดโดยใช้เครื่องมือช่วย
หรือจะกำหนดเองก็ได้ เช่น รูปแบบเบอร์โทรศัพท์ หมายเลขบัตรประชาชน เป็นต้น
Caption
ใช้กำหนดข้อความที่แสดงในส่วนหัวคอลัมน์ในมุมมองแผ่นตารางข้อมูล (Datasheet
View) หรือเป็นชื่อที่ปรากฏในฟอร์ม หรือรายงาน
Default
Value
ใช้สำหรับกำหนดค่าเริ่มต้นของข้อมูลในฟิลด์
ถ้ามีการเพิ่มเรคคอร์ดใหม่ลงไปในตาราง ผู้ใช้จะได้ไม่ต้องเสียเวลาป้อนข้อมูล
ถ้าเป็นข้อมูลที่ตรงกับค่าเริ่มต้นนี้
Validation
Rule
ใช้สำหรับกำหนดเงื่อนไขสำหรับการป้อนข้อมูล เช่น ในฟิลด์นี้จะต้องป้อนข้อมูลเพียง
2 ค่าคือ หญิงและชายเท่านั้น ถ้าป้อนนอกเหนือจากนี้แล้ว
จะแสดงกรอบหน้าต่างเตือน และไม่สามารถป้อนข้อมูลนอกเหนือจากที่กำหนดนี้ได้
Validation
Text
ใช้สำหรับแสดงข้อความแจ้งเตือน
เมื่อป้อนผิดเงื่อนไขในช่อง Validation Rule ซึ่งสามารถป้อนข้อความแจ้งเตือนได้ไม่เกิน
255 ตัวอักษร
Required
ใช้สำหรับกำหนดคุณสมบัติว่าผู้ใช้จำเป็นจะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ที่กำหนดนี้หรือไม่ถ้าเลือก
Yes
จะต้องป้อนข้อมูลลงไปในฟิลด์ แต่ถ้าเลือก No ไม่จำเป็นต้องป้อนข้อมูลก็ได้
____________________________________
